Як організувати захід не нервуючи?

photo

Підготовка заходу, як правило, справа важка та метушлива. Необхідно вирішити сто мільйонів завдань, причому одночасно. Часто шкодуєш, що у тебе немає другої пари рук або третього вуха, щоб відповідати на ще один телефон. Щоб зберегти ваш спокій та нерви пропонуємо розглянути обов’язкові елементи, про які слід подбати під час підготовки та на самому заході.

  • Почніть якомога раніше. Час має властивість йти швидко, а життя наповнене різними турботами. Тому беріться за підготовку івенту якомога раніше.
  • Сформуйте бюджет, який буде включати в себе всі необхідні витрати, і встановіть ліміт на їжу, напої і розважальну програму. Накиньте додаткові кошти на непередбачені витрати. Дотримуйтеся бюджету, коли ви перейдете до організаційної частини.
  • Знайдіть виконавця. Принципово вирішите, хто вам потрібен - агентство, яке зробить все під ключ (придумає ідею і концепцію, знайде виконавців) або звичайний підрядник (ведучий, хостес - при вашому сценарії і повної відповідальності). Обидва варіанти мають право на існування - все залежить від вашого знання ринку і досвіду роботи з організації заходів.
  • Виберіть місце проведення заходу та забронюйте затверджену дату. За тиждень-два до початку заходу зв'яжіться з контактною особою і переконайтеся, що все залишається в силі. Іноді такі місця несподівано закривають через проведення ремонтних робіт або фінансових проблем.
  • Кейтеринг або кава-брейки. Деякі готелі пропонують вже готові варіанти меню для кави-брейка по тому, чи іншого виду харчування. При цьому потрібно враховувати обмеження в продуктах для людей різних віросповідань. Навіть прихильники вегетаріанського харчування можуть їсти рибу, а можуть і навпаки.
  • Команда і розподіл ролей. Кожний організатор знає, що поодинці, без команди, зробити що-небудь серйозне досить складно. Визначьтеся, хто вам буде допомагати в реалізації проекту. Люди повинні бути авторитетні, морально стійкі. Їх повинно вистачати для заходу - саме тому, складаючи детальний план, дивіться, щоб один і той же чоловік не опинився в двох місцях одночасно.
  • Визначте необхідне технічне обладнання. У більшості випадків необхідний екран, проектор та система звукопідсилення з мікрофонами.
  • Ведіть список завдань. Зазвичай список включає в себе формування бюджету, розсилку запрошень, вибір меню, замовлення їжі, напоїв і роботу з підрядниками. Також в список можна внести дрібніші завдання: дзвінки підрядникам, підписання документів, зустріч регіональних учасників і будь-які інші деталі роботи, навіть якщо вони здаються незначними. Скрізь має бути зазначена дата та відповідальна особа.
  • Нагадуйте про себе. Якщо до заходу залишилося всього кілька тижнів, нагадайте учасникам про себе. Надішліть їм повідомлення про початок заходу, щоб вони встигли внести його в свій розклад. Розішліть запрошення за 3 тижні до івенту, якщо займаєтеся організацією ділової конференції, або за тиждень до початку, якщо ваш захід несе розважальний або особистий характер.
  • Головне, чітко слідувати планам і мати додаткових (резервних) людей на той випадок, якщо графіки змістилися і хтось захворів.
  • Тримайте під рукою телефони виконавців і відповідальних людей з вашої команди. Організатор - «нічого не робить», ходить зі своєю папкою і все контролює. Все крутиться навколо нього, він спокійний і незворушний, стежить за графіком і вбиває всіх, хто цей графік порушують.
  • Розбір польотів. Завершення заходу для організатора ні в якому разі не означає, що івент вже закінчився. Обов'язковим продовженням є збір відгуків, висновки. Коротше кажучи те, що зазвичай називають «розбір польотів». Найбільшу увагу слід приділяти негативним і конструктивним відгуками. В позитивних треба зрозуміти, що саме вдалося, і є це випадковістю чи закономірністю.